「あっ…今、見えちゃいましたよ」ミーティングで“うっかり情報漏洩”を防ぐ方法

前回までは『毎日の手間を少しでも効率化しよう』というテーマで10回の連載企画で記事を書いてきました。
最終回は、使えないと評判（？）なRPAの使いどころを書いてみましたので、是非ご覧ください！

見てもらえると嬉しいです！

【毎日10分効率化!】その作業、ロボがやれば良くない？RPAで始める超かんたん自動化

毎日10分効率化シリーズ最終回、第10弾！ 『毎日の手間を少しでも効率化しよう』というテーマで進めてきたこのシリーズ企画、今回が最終回！メール時短ワザやタスク管理、…

ミライドット

今回のテーマ：ミーティング中の画面共有で”情報漏洩”

オンラインミーティングが増え、パソコンの画面を共有する場面が増えていますよね。
対面の場合でも、モニターにPCの画面を映したり、隣に座って見てもらうこともしばしば。

私もよく画面共有しますし、相手方から画面共有してもらうことも多くあります。
そんな時に気になるのが、画面共有時に”関係ない情報まで見えちゃう”ことです。

実例交えてみていきましょう！

実はみんな興味津々！？アタナのPC画面

私「画面共有お願いします！」
アナタ「はい、共有しますね！」共有操作ポチポチ

…その瞬間、メールの件名がズラッ。
ときには社外秘の内容まで。
そんな“うっかり見せちゃった”経験、ありませんか？

メールの件名だけで、アナタが【誰と】【どんな内容】でやり取りしているか推察することができるのです。
見た方はそれを悪用しようとは（ほとんどの方は）思わないと思いますが、その情報から色々なことが読み取れるのです。

そして、その情報で色々と想像してしまうのです、人間だもの…。

なぜダメなの？それは『信用問題』につながるから

まず、単純に”情報漏洩”のリスクがあることは理解できますよね。
メールの件名で内容が推察できますし、文面まで表示されていれば詳細まで把握できます。

• 取引先との機密保持契約に該当する情報であったら？
• 自社がまだ公表していない情報であったら？
• 従業員の個人的な内容（人事評価や個人情報）だったら？

このような情報が漏れるリスクがありますし、何より”情報を適切に扱わない人（取引先）”とみなされてしまいます。
取引先はリスクを覚えて離れてしまうかもしれませんし、従業員は不安を覚えるでしょう。

なので、これは情報漏洩リスクの問題であると同時に信用問題でもあるのです。

よくある“見えちゃう”パターン

こんなことしていませんか？よくあるパターンでいくつ当てはまるかチェックしてみましょう！

• メールソフト（OutlookやGmail）が開きっぱなし
• 通知の制御はしていない（メール着信、チャット通知などが表示される）
• 顧客名が入ったフォルダやファイルが開いたままになっている
• エクスプローラー（フォルダひらくもの）で最近使ったファイルがチラ見え
• ブラウザのタブが開きっぱなしで何をしていたかわかってしまう
• デスクトップがファイルの山
• 共有中に「デスクトップ全体」を選んでしまう

こんなところでしょうか。
これらのすべてで、”アナタが誰と何をしていたか”が結構な確率でわかってしまいます…怖いですよね。

今すぐできるカンタン対策！

この３つをやれば大丈夫！とにかく簡単にできる対策をご紹介します。

その１．不要なものは閉じる

まずは、その場（ミーティング）などで不要なファイルやソフトは終了してしまいましょう。
メールもソフトが起動していなければ見られる心配はないですよね。
起動しているソフトやファイルが少なければ、相手に見えてしまうリスクが激減です！

その２．通知をコントロールする

不要なものを閉じだとしても、通知される場合がありますよね。
それを防ぐために「フォーカス」機能を使いましょう！

Windowsの話になりますが、通知を抑制してくれる「フォーカス」という機能があります。
画面右下の日付をクリックするとボタンがありますので、それを押すだけでOKです。
不要になったら、もう一度押せば元通りです。

ちなみに、「フォーカス」は通知を抑制する機能というより、”集中して作業する”ことをサポートしてくれる機能です。
詳しくは以下リンクを見てください！

フォーカス: Windows で気を散らさずにタスクを続けます - Microsoft サポート

その３．画面共有は「ウィンドウ単位」

これはオンラインミーティング時のみとなりますが、画面共有する場合は「ウィンドウ単位」を選びましょう。
「全画面共有」は複数の資料を行ったり来たりする場合に便利ですが、すべてが見えてしまうのでリスクも大きくなります。
できるだけ「ウィンドウ単位」を使いましょう。

まとめ：ちょっとの配慮で、情報も信頼も守ろう！

誰かにPCの画面を見せる際のリスクについて、いかがでしたでしょうか？

デジタルに詳しくなくても大丈夫、気をつければ誰でもできる対策ばかりです。
まずは、次の会議で「画面共有前の確認」から試してみてください！

「たった数秒の準備で、会社の情報と信頼は守れる」

今からやってみましょう！

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お名前等の記入は不要ですのでお気軽にリクエストください！

投稿者プロフィール

穗苅洋介

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