【毎日10分効率化!】その会議、何のため？見直そう社内会議！

2025年5月28日 2025年6月3日

穗苅洋介

毎日10分効率化シリーズ第9弾！

シリーズ企画としての前回は「ファイルの整理術」を取り上げました。
「あれ？ファイルどこだっけ？」を卒業しましょう！
個人PCもそうですが、共有フォルダにも展開できますので、まだの方は是非ご覧ください！

本当の前回はMicrosoftのIntune(MDM=デバイス管理)に関する備忘録でした。
頻度が少ないものは、こうして残しておくと後が便利なんですよね。

今回のテーマ：社内会議の効率化！

今回のテーマは「社内会議」。

役職が上がるにつれて増える「社内会議」。
「会議」で終わる所定労働時間、早まる出社時間、増える残業、消える休日…。

私はこんな生活をしていたことがあります。
その当時は、どの会議も重要だし、仕方ないと思っていました。

ですが、今になって振り返ると、本当に効率的で生産的だったかは疑問です。
家族には相当な負担をかけていたなぁ…反省です。

同じような苦しみを持つ方を少しでも開放できるように…ということで、今回は「社内会議」をテーマです！

よくない会議あるある

こんな会議、心当たりありませんか？
もちろん、私は漏れなく心当たりがあります！

１つでも当てはまったら危険信号ですね！

会議の目的やゴールが曖昧なまま始まる
結論が出ずに、毎回同じ話をしている
議題に関係ない話で時間がどんどん消えていく
事前の資料共有や準備がなく、場当たり的な進行になる
参加者が多すぎて、誰が何を決めるのか不明確
会議後に何をするか決まっていない（アクションも担当者も不明）
社長や上司が同席すると、急にみんな発言が減る／顔色を伺い始める
議事録が遅れて共有されたり、そもそも残っていない

こうやって洗い出すと、私も会議を主催する側なのに配慮が足りなかったなぁ～と、今更ながら反省します。
もう、会議することが目的の会議ですよね。

こう変えよう！“今すぐできる”会議の改善策

よくない会議あるあるは、ちょっとしたルールと工夫で劇的に改善できます。
特によくある課題と、その対策をセットで紹介します！

会議の目的が曖昧

まずは”あるある”の「何のための会議かわからない」問題。
週次/月次定例会をしていると、”まず参加ありき”で中身が後回しになり、陥りやすいものですね。

これに対する対策はこれ。

冒頭で「今日の目的」と「決めること」を共有

これがないと、ただ”それらしいこと”を話して終わってしまいます。
論点がないから決まらず話が迷走する。

画面共有もよいですし、ホワイトボードの上部に書いて常に見えるようにしておく手も有効です。

報告だけで"やった感"を醸し出す

これも”あるある”ですね。
報告って、頑張ったことやその結果を話すので、やってる感があるんですよね。
対策はこちら。

報告は議題に入れず、事前配布資料で各人が確認

ぶっちゃけ、報告は会議では不要です。
なぜなら、報告は結果であって議論の余地がないからです。
それなら、各人が資料で確認すればよいだけです。

会議で扱うべきは報告ではありません。
将来的に問題になりそうな点や、見解を仰ぐ必要がある場合など、意思決定の必要がある事柄を扱うのです。

そうとらえると報告は会議で扱うことは不要で、事前に関係者が確認できれば十分ですよね。
そして関係者が「問題があるぞ」と思った点を会議で扱えばよいのです。
合理的ですよね。

議事録が共有されない／忘れられる

議事録が作られなかったり、作ることが目的になるパターンですね。
あと、議事録じゃなくて会話録になってしまうこともあり、決定事項がわからないということも…。

この対策は…

会議中に画面共有しながらリアルタイムで議事録を書く

これに尽きます。

後から纏める時間が必要になることで非効率ですし、後になればなるほど、誰もチェックしてくれません。
そうなれば死んだ議事録も同然ですよね。

リアルタイムで画面共有（プロジェクターなど）で書けば視線はそこに集まります。
また、論点が曖昧だと議事録も書けないので、自然と深掘りされるのです。

あわせて、「議事録はその場で終わらせる」というルールを作るのも必要です！
議事録が終わらなければ誰も解放されないので、強制も働きます！

終わったあとに誰が何をやるか分からない

これは議事録にも関係しますね。
”〇〇部”のタスクになって担当が不明
期限が設定されていない
こんなことありますよね。

「誰が・いつまでに・何をするか」をその場で明文化＆確認

これに尽きます。
画面共有して全員が見ている議事録にタスクと担当者が明記される、それだけで効果抜群です。
加えて「〇〇さん、これでいけます？」と確認までできると良いですよね！

これのためだけでも、会議中に画面共有しながらリアルタイムで議事録を書くこのとメリットがありますよね！

まとめ：今日からできる、小さな一歩！

全部をいきなり完璧にやろうとすると疲れちゃうので、まずは1つだけ「これならすぐできそう」と思えることから試してみましょう！

おすすめの最初の一歩は

冒頭で「今日の目的」と「決めること」を共有

これだけで、会議の流れがぐっと整理されますので、ここからスタートしましょう！

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