【毎日10分効率化！】もう探さない！ファイルの整理術

2025年5月14日 2025年5月14日

穗苅洋介

毎日10分効率化シリーズ第8弾！

シリーズ企画としての前回は「PowerToys」を取り上げました。
Microsoft公式、しかも無料なので導入して損なし！まだの方は是非ご覧ください！

仕事をしていて、「あのファイル、どこに保存したっけ…」「これって最新版かな？」って探す時間、バカにならないですよね。
「最終版」「本当の最終版」「本当の最終版v2」という名のファイルたち、心当たりはありませんか…？

中小企業の現場では、誰かが決めたルールがないまま、なんとなく保存してきたフォルダやファイルが積み重なって、結果として「迷子ファイル」が続出していることも多いです。

でも、ちょっとしたルールを決めるだけで、その悩み、グッと減らせます。

今回は、ITが得意じゃなくてもできる、ファイル整理のコツを３つにまとめて紹介します。
ポイントは「ルールはゆるく、でも守る」、毎日10分でできる内容にしました！

まずはフォルダ構成です。
どこに何があるのかをわかりやすくするために、フォルダの「分け方」のルールを決めましょう。

おすすめはこの３つの軸です。
この3つを使い分ければ、「あのファイル、どこだっけ？」がだいぶ減ります！

1年ごとに資料を整理したい業務（経理・請求・助成金など）は、年単位のフォルダにまとめると便利です。
用途によりますが、年度の下は月度でサブフォルダを用意することも有効ですね。

📂 2025年度
　└─ 05月
　　　└─ A社_業務改善支援

会社全体で使うような資料（ロゴ・テンプレ・マニュアルなど）は、共通フォルダにまとめておくと便利。

📂 共通資料
　├─ ロゴ
　├─ 提案テンプレート
　└─ 勤怠マニュアル

繰り返しやり取りする顧客が多いなら、顧客名ごとにフォルダを作っておくとラクです。

📂 顧客別
　├─ A社
　│   └─ 2025
　└─ B社

フォルダ構成を決めるときに、合わせて”並び順”も調整しましょう。
いつも同じ並びになっていれば、探す手間が激減です！

まず、良く使われるパターンは連番ですね。
フォルダ名に"01_"などを付けることで、自然と番号順に並びます。
上記の「共通フォルダ」を例にするとこんな感じです。

📂 01_共通資料
　├─ 01_ロゴ
　├─ 02_提案テンプレート
　└─ 03_勤怠マニュアル

注意点ですが、"1_"としてしまうと、"2_"の前に"11_"がきてしまいますので、必ずゼロをつけましょう。

例えば、社内で顧客を管理する際にコードが多用されるようなら、フォルダ名に顧客コードを入れるのもありです。
上記の「用途別」を例にするとこんな感じです。

📂 顧客別
　├─ 00A0001_A社
　│   └─ 2025
　└─ 00B0001_B社

フォルダを開いても、「名前がバラバラで結局どれがどれかわからない…」
これ、地味にストレスですよね！

なので、ファイル名の付け方にもルールを決めておくのがオススメです。

スクロールできます

日付は「2025-05-13」のように、西暦→月→日の形式にするのがポイント、並び順が整って、過去ファイルの追跡もラクになります。
使う文字は「半角英数字＋アンダーバー」がベター、トラブルが減ります。

そして、私も気を抜くとなってしまう、「デスクトップにファイル沢山問題」…！
気づけばデスクトップがファイルで埋まってる…あるあるですよね。

でも、ここにもシンプルな運用ルールを決めておけば、かなり快適になりますよ。

仮置きフォルダを1つだけ作る
- 作業中のファイルはこのフォルダにだけは置いてOK！
- フォルダ名の例：「work」「@仮置き」（＠を付けるとフォルダ一覧で上に来て見やすい）
- それ以外、デスクトップにはごみ箱とショートカットしかない状態に！
1週間以内に使うものだけ残す
- 仕事の一区切りや１日の終わりにこのフォルダをチェック、１週間以内にまた使う予定のものは残す
- それ以外は適切なフォルダに移動する
金曜に「5分だけ整理タイム」
- ファイルの仮住まいが「おうち」にならないよう、週１で見直す
- カレンダーに予定入れておくと習慣化しやすい！