【毎日10分効率化!】社内文書のテンプレで会社を変える！

2025年4月23日 2025年4月23日

穗苅洋介

毎日10分効率化シリーズ第5弾！

前回の備忘録を挟み、今回は「毎日10分効率化」シリーズ企画に戻ります！

シリーズ企画としての前回「タスク管理のコツ」、結構な方に見ていただけたようで、これに悩まれている方は結構多いのだな、と実感です。
まだの方は是非ご覧ください！

ちなみに、この備忘録もよく見ていただけているようで、同じようなところで悩まれている方がいるのだな～と勝手に同志ができたようで、少しうれしいです笑

今回のテーマ：社内文書のテンプレで時短＆標準化

ISO9001の認証あるのに、「テンプレ」がない

「誰が議事録のフォーマット、いいの持っていない？」

「前回の送付状、どんな感じで書いたっけ？」

「営業所移転したけど、見積書の住所合ってる？」

こんなやり取り、社内で当たり前になっていませんか？

実際、私が経験してきた企業で適切な文書管理が出来ていた企業は１社のみです。
ご支援で関わらせていただいた企業でも、きちんとできている企業はとても少ない印象です。

例えば、ISO9001（品質マネジメントシステム）では「文書管理」が求められます。
これは、「自社の業務品質を担保するためのマネジメント」に文書管理が欠かせないためですが、いつの間にか認証維持がゴールにすり替わってしまっていることも多く、審査前に慌てて書類を整備するなんて企業も多いように感じます。

ISOの要求事項に「テンプレートを用意する」ことが明確に記載されているわけではないですが、ビジネスを遂行する上で必要となる文書のライフサイクルを適切に管理しようとすれば、おのずと必要な情報は定まってくるはずです。

なぜ、「テンプレートが必要」？

例えば「見積書」、これを各人が毎回自分で書式から作るルールだったらどうでしょうか？まずありえないですよね。
なぜなら、「見積書」に必要な情報は決まっていて、それを社内でチェック・決裁してから提出される社内のルールがあるからです。
「見積書」をテンプレート化することで見積に関するプロセスの品質を担保しているわけです。

じゃあ、社内の「議事録」はどうでしょう？
「議事録」だって必要な情報が決まっていて、社内の関係者が見るために存在するはずです。
であれば、同じようにテンプレートがあってもよいのではないでしょうか？

「内部用の文書だからフォーマットなんていらない」「わかればいい」のでしょうか？違いますよね。
フォーマットがないことによって、