【毎日10分効率化!】「仕事の抜け漏れゼロ！」タスク管理のコツ

2025年4月9日 2025年4月9日

穗苅洋介

毎日10分効率化シリーズ第3弾！

いつもご覧いただきありがとうございます！

今回も引き続き「毎日10分効率化」シリーズ企画。
前回の内容はコミュニケーションについてでした。
コミュニケーションは仕事には必須ですが、「ちょっといい？」で手が止まること多いですよね？
その対策などを書いていますので、まだご覧になられていない方は是非見てください！

今回のテーマ：「仕事の抜け漏れゼロ！」タスク管理のコツ

ようこそ、タスク管理地獄

正直に言うと、私も昔は「タスク管理」が苦手でした。
やることは全部一か所にまとめてたんですが、とにかく次から次へとタスクが追加されていって、いつの間にかその“リスト”に追いかけられるような感覚に…。

「やってもやっても終わらない」
「何から手をつけていいかわからない」
「タスクからまたタスクが生まれる」

もう無限ループ状態…。
メンバーが増えたり、責任を持つ領域が増えるごとに、気にかけることが増えて、タスクも増える。
そんな日々が続くと、仕事自体がしんどくなってくるんですよね…。

でもある時、こう思ったんです。

「“全部やる”って、そもそも無理じゃない？」

そこから、タスクに対する考え方を変えて、
やることも気持ちもだいぶスッキリするようになりました。

今回はその中で特に効果があった「タスクとの向き合い方」を4つのステップで紹介します。
どれも今日からできることばかりなので、ぜひ試してみてください！

STEP①：まずは“やらない”という選択肢を持つ

タスク管理の第一歩は、「なんでもかんでも受け止めないこと」。
でも、「これはやりません！」なんて急に言うのは、現実的には難しいですよね。

だからこそ、まずはこう考えてみるのはいかがでしょうか？

「“やらない”という選択肢も、実は自分にあるかもしれない」

これだけで、タスクの抱え込みすぎがグッと減っていきます。

実際、

すぐに必要じゃないタスク
誰かにお願いできるもの
そもそも、やらなくても誰も困らないもの

そんな“やらなくてもいいかもしれないタスク”って意外とあるんですよね。
私は、どちらかというと心配性なほうなので、「あれってやっておいた方がいいよな」とか先読みして、変にリスクを感じてタスクを積み上げてしまいます。
具体的にはこんな感じです。

「〇〇さんが困ってそうだから、あとで声かけてあげなきゃ」
　→ それ、別の人でもできるかもしれません。

「業者とのやり取り、ちょっと時間かかるけど俺がやった方が早いし…」
　→ 本当に今、自分がやるべき一番大事なこと？

「〇〇の報告資料、まあ一応作っておくか」
　→ その資料、誰かがちゃんと見てるか確認したことありますか？

思い当たる節はありませんか？
まずは“やらない”という選択肢に気づくこと。
そこから少しずつ、タスクに追われないスタイルが作れていきます！

STEP②：5分以内で終わることは、すぐやる

次は簡単、考え方を取り入れてアクションを起こすだけ！

後でやろう…と思って溜めていたタスク、実は「5分あれば終わること」だったりしませんか？
メールの返信、書類のチェック、軽い確認など、そういう細かいタスクはその場で片付ける方が断然ラクです。

私の例ですが、

「メールを確認して"返信はあと！"と先送り、目の前の業務を再開」
　→後から見返すから確認の手間が2倍、そして頭の片隅に"メール返信"が残る

「メンバーが書類チェックを依頼、"後で見ておくね"と先送り」
　→これも上記と同様。加えて、相手に待ち時間と"タスク未消化"の事実を与える

こんな感じです。
全てが”即時”である必要はありませんが、ある程度時間をかける必要のあるものではない場合は、その場でやってしまった方が早いことは結構あります。

「今すぐできるもの」と「あとでやるもの」を分けるだけで、リストの溜まり方が全然違ってきますよ！

STEP③：優先順位を“見える化”する

そしてこちら、私が陥りやすい魔物。
「全部大事で全部急ぎ」って、実はどれも進まない一番ヤバいやつです。

基本、私は周りの方の作業が滞らないように、依頼があれば優先度を上げて対処するタイプです。
ですが、そこに”優先順位"がないと、常に「全部大事で全部急ぎ」に忙殺されます…。

私が取り入れて効果的だったのが、“緊急度×重要度”のマトリクスで考えること。

	緊急	緊急じゃない
重要	最優先でやる	時間を確保してやる
重要じゃない	なるべく誰かに任せる	"やらない"と決める

使い方は簡単、こんな感じです。

朝イチ or 前日の夜に、その日のタスクをざっと書き出す（タスクが発生したタイミングもアリ）
上のマトリクスに当てはめてみる（直感でOK）
左上（重要＆緊急）から順に片付けていく

具体的には…

【重要＆緊急】
　「現場でトラブル発生。対応しないと工期が遅れる」→今すぐ対応

【重要だけど緊急じゃない】
　「社員の教育マニュアルを作る」→時間を取ってじっくり進めるべき

【緊急だけど重要じゃない】
　「毎日届く業者からの営業電話」→可能なら担当者へ振る

【緊急でも重要でもない】
　「なんとなく気になってるけど放置してても問題ないタスク」→"やらない"と決める

「書き出して、4つに分ける」
たったこれだけでも、頭の中が整理されて、「今日はこれに集中すればいいんだ」とスッキリします。

STEP④：週に1回、タスクを“間引く”時間を作る

タスクって、一度整理して終わりじゃないんですよね。
どんどん追加されるし、放っておくと「これは結局やるの？やらないの？」っていう“ゾンビタスク”が増えていきます。

私自身、タスク管理を1か所にまとめたはいいものの、
見直しをサボって、気づけば「やらなきゃリストの墓場」になっていたことがありました…。

だからこそ大事なのが、“定期的に見直す”時間を作ること。

毎朝3分、今日やることを確認する
週に1回、たまっているタスクを“やらない”or“先送り”に分ける
月に1回、終わったタスクを見返して改善点を振り返る

こんな感じで「止まってるタスク」や「やらなくてよかったタスク」を洗い出すことで、本当にやるべきことに集中できるようになります。

忙しいとつい後回しになるけど、“立ち止まって振り返る時間”こそが、仕事をスムーズに進める一番の近道なんですよね。
タスクにも鮮度がありますので、定期的に見直してタスクの取捨選択や見直し、大事ですね！

まとめ：1日10分の工夫で、タスク地獄から解放されましょう！

まとめると…

STEP①：まずは“やらない”という選択肢を持つ
STEP②：5分以内で終わることは、すぐやる
STEP③：優先順位を“見える化”する
STEP④：週に1回、タスクを“間引く”時間を作る

こんな4ステップになります。
これなら、今日からでも実践できそうじゃないでしょうか？

これをやると、“やらなくてもよかったタスク”が意外と多いことに気づきます。
リストも気持ちも軽くなるので、毎週やるのが本当におすすめです！

「忙しいけど、ちょっと試してみようかな」と思ったら、ぜひ1つでもやってみてください！
少しずつ始めて、効率を上げていきましょう！

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