【毎日10分効率化!】「ちょっといいですか」を減らす！社内コミュニケーションの工夫

2025年4月2日 2025年4月2日

穗苅洋介

毎日10分効率化シリーズ第3弾！

いつもご覧いただきありがとうございます！

前々回からスタートした「毎日10分効率化」シリーズ企画。
前回の内容はメールの時短についてでした。
簡単だけど、意外とやっていないこともありますので、まだご覧になられていない方は是非見てください！

今回のテーマ：「ちょっといいですか」を減らす！社内コミュニケーションの工夫

仕事中に「ちょっといいですか？」と聞かれる場面、多くありませんか？
どんなに集中していたとしても、声をかけられたら手を止めざるを得なくなりますよね。

たとえ、「後にしてもらっていい？」とその場で断っても、手が止まった事実は残る…。
そんなことが何度か繰り返されるうちに、自分が何をどこまでやっているのかを忘れ、取り戻すために時間を使い、結局効率が下がってしまう…。
でも、従業員からの声掛けは出来るだけちゃんと向き合って応えたい気持ちも本音なので、もどかしい…。

もしかしたら、従業員は「話しかけづらい」「聞きづらい」と感じているかもしれませんし、報告や相談が遅れるなんてことにも繋がりかねません。

今回は、そんなお悩み「ちょっといいですか」を減らす方法について考えてみましょう！

対策１：「声掛けタイム」を決める

ひとつ目は「聞きやすくする仕組み」です。

声を掛ける方も、掛けられる方も、時間を決めてアクションを変えることができます。
例えば、「朝の朝礼後10分」、「午後の15分」といった感じですね。
まとめて声を掛ける・相談する時間を決めるだけで、何度も止められるのを減らせます。

ただ、要件によっては即時対応が必要な場合もありますので、業務が止まってしまうような内容やトラブルなどはすぐに一報入れるように合わせてルール化しましょう！

聞く方のメリット

「聞くことをメモする」ことになるので、わからないことを言語化する訓練になりますし、聞く時間があるという安心感にも繋がります。

聞かれる方のメリット

聞かれる方もメリットとして、いつ聞かれるかわからないドキドキ感が減るかもしれません。
また、決めた時間を「従業員に向き合う時間」として、自ら声掛けやコミュニケーションの時間に使うことで、良い循環にもなりますのでおススメです！

対策２：「共有ノート・ホワイトボード」を活用

つぎは「すぐに聞かなくてもよい仕組み」です。

よく聞かれる質問は、ホワイトボードや共有ノートに書いておくと、みんな自分で調べるようになります。
”聞く前に自分で調べる”習慣を作ることも大切です。

そうすることで、夜ある質問が可視化されますし、ノウハウの蓄積にもなります。
そこで新たな質問がある場合は、答えを書き込むことに加えて、回答を朝礼等で周知することで確実な共有につながります。

正式な業務マニュアルがない会社もあるかもしれませんが、そういった場合にもこの”質問”が良いマニュアルになってくれるかもしれませんし、これをベースにマニュアル化や、新しく来た方への教育もできますね。
"OJTだから"といってマニュアルや資料が不要なわけではないので、こういったものを活用できる仕組みはメリットが多いです。