【毎日10分効率化!】メール時短テク会社のルール編

2025年3月26日 2025年3月26日

穗苅洋介

毎日10分効率化シリーズ第２弾！

いつもご覧いただきありがとうございます！
前回から「毎日10分効率化」をテーマにシリーズ企画をスタートしました。
内容はメールの時短についてです。
今回の内容にも繋がりますので、よろしければ合わせてご覧ください！

今回のテーマ「メール時短　会社のルール編」

日々、メールの処理に忙殺されていませんか？

メールは非同期コミュニケーション、つまり相手がどのような状況に居てもこちらのタイミングで送ることができ、相手も自分のタイミングで確認できるので大変便利ですよね。
ですが、メール文化が浸透しすぎた昨今、何でもかんでもメールで送るようになり、かえって効率を落としているなんてことありませんか？

メールは便利なツールですが、あくまでコミュニケーションの一つの手段です。
一つの手段に過度に依存しすぎると、どうしても弊害が出ますよね。

今回はその「メール」を用いた社内コミュニケーションにフォーカスを当て、メールをもっと効率的に、そして無駄なく活用するために社内メールのルールを決めるポイントを探ってみます！

その１：メールで送るべきか考える

まず最初に大事なのは、メールの利用は必要最低限にすること。
状況や内容によっては受け取った側の負担も増えますし、全体的なメールの数が増えてしまいます。
メールのやり取りが多いと、重要な情報が埋もれてしまうこともありますよね。

メールはあくまでコミュニケーションの一つの手段です。
他の手段としては、電話やチャットが挙げられますが、それらをどのようなケースで利用し分けるべきか、考えてみるのもよいと思います。
他の手段も併せて、どのようなケースで利用した用が良いか簡単にまとめてみます。

メールを使うべきケース

メールを使う場合は、「記録を残したい」場合や、「即時対応が不要」な場合に有効ですね。

正式な依頼や報告（例：業務指示）
履歴を残したい内容（例：決定事項、重要な共有事項）
相手の時間を奪いたくない場合（例：すぐに返事が不要な相談）
複数人に同じ内容を伝えたいとき

電話を使うべきケース

電話を使う場合は、「緊急」な場合や、「すぐに回答が欲しい」場合に有効ですね。
相手の時間を奪うことになるので、それは忘れずに。

すぐに返事が欲しいとき（例：「今日中に対応できる？」）
誤解が生まれやすい内容（例：細かいニュアンスを伝えたい）
トラブル対応（例：クレーム、緊急の対応要請）
メールの返信が遅いとき

チャット（LINEやTeamsなど）を使うべきケース

「すぐに対応してほしいけど記録も残したい」場合に有効ですね。
メールと電話の中間あたりでしょうか？メールや電話よりライトにコミュニケーションが取れるので、最近は導入企業も多いですね。

簡単な質問や確認（例：「この資料、どこにありますか？」）
雑談・チーム内の軽いやりとり（例：「お疲れ様です！」）
短いやりとりで済む内容（例：「OKです」「了解しました」）
状況共有・進捗報告（例：「◯◯の作業、完了しました！」）

このように、「メール・電話・チャットの使い分けルール」を決めることで、社内コミュニケーションがスムーズになるはずです！

その２：件名のルールを決める

「件名が分かりにくい」「開かないと内容が分からない」という状態を避けるために、件名にルールを決めましょう！
そもそも、要件がわかりづらいメールは読みたくないですよね…。

件名で内容がすぐに分かれば、メールを開かずに処理できることも多いですし、開く前に「あの件か」とわかれば、理解もスムーズになるはずです。
件名のルールを統一することで、みんなが迷わずにメールの要件を把握できるようになります。

ルールといっても難しいことはなく、次のように簡単なルールを設けるだけで十分です。

おススメのルール

「【要確認】」「【至急】」など、用件に応じたタグをつける
具体的な内容を含める（例：「【要確認】〇〇案件の再見積の件」）

その３：1メール1要件に絞る

これは単純ですが効果絶大です。
「相手のことを思って」1通のメールに複数の要件を入れていませんか？
1通のメールに複数の要件があると、後で確認する際にどこに何が書いてあったか分からなくなってしまいます。

確かに、同じ相手に同じタイミングで複数通のメールを送ることに抵抗はあると思いますが、「会社のルール」としてしまえば、それが当たり前になります。

1メール1要件に絞ることで、件名との整合性も取れてすっきりしますね！

その４：CC・BCCのルールを決める

「とりあえずCC」「全員CC」「無駄に多くの人をBCC」というメール、よく見かけますよね。
私ももれなく経験しており、あまりの量に『CCは見ません（見れません）』宣言したこともあるくらいです。

CCやBCCで「知っておいてほしい」という感情は理解できますが、それは適切なコミュニケーションではないと思います。
関係者から求められたのならば良いのですが、CCで報告したつもりになっているのであれば要注意です。

メールのCCで状況を理解するためには、時系列で追わなければいけません。
もし、マネージャーが5名のメンバーを抱えている場合、その全員から顧客とのやり取りをCCで送られたらどうなると思いますか？
恐らく、毎日メール対応の時間を確保しなければ対処できないと思います。

定期的に5分でも時間をとってコミュニケーションした方が効率的かもしれませんし、週に1回まとめて報告メールを送るだけでも良いかもしれません。

業務や組織によって異なる部分がありますのでおススメのルールは省きますが、次のように最低限のルールは設けた方が効率的です！

ルールのイメージ

必要な人だけをCCやBCCに入れる
決定事項がある場合など特定の場合のみCCに入れる（又は別途報告メールする）
社外の人へのCCは最小限に

その５：社内メールは「お疲れ様です。」不要

「お疲れ様です。」や「失礼いたします。」「よろしくお願いいたします。」といった言葉、社内のメールでどこまで必要でしょうか？

社内でのやり取りは、もっと簡潔で良いと思います。
違和感があるかもしれませんが、これも「会社のルール」としてしまえば、それが当たり前になります。
毎回の挨拶より業務に集中できる方が会社によってよいですよね！

おススメのルール

「〇〇さん」はTOの方のみ、CCは書かない
冒頭の挨拶は省略、用件に直接入る
メールの終わりがわかるように「以上」などは簡潔に

まとめ：1日10分の工夫で、メール対応を「負担」から「効率的」に！

いかがでしょうか？前回に続いてメールの時短について取り上げてみました。
今回も参考になりそうなものはございましたか？
メール業務の時間を減らせば、本当に大事な業務に集中できるようになります。

「忙しいけど、ちょっと試してみようかな」と思ったら、ぜひ1つでもやってみてください！
「自分でできること」「会社全体でできること」を少しずつ始めて、効率を上げていきましょう！

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今回のテーマ「メール時短　会社のルール編」