【毎日10分効率化!】メール時短テク 自分でできること編
穗苅洋介
いつもご覧いただきありがとうございます！
前回は残業時間について触れました。4月から新しい方が入社されたり、労働状況について考えるタイミングも増えると思いますので、その際のネタとして少しでもお役に立てると嬉しいです。
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毎日10分効率化シリーズスタート！
今回から数回に分けて、「毎日10分効率化」できるような小ネタをテーマに扱っていきます。
毎日10分の削減で、1か月20日なら200分。
社員が30人いれば、1か月で6,000分＝100時間ですね。
そして100時間といえば、パート1人分(5時間勤務)と同じになります。
つまり、1日10分短縮できれば、パート1人削減できるということです。
やる価値ありますよね！
では、レッツスタート！
今回のテーマ「メール時短 自分でできる編」
「メールの対応だけで1日が終わる…」
「大事なメールを見落として後でバタバタ…」
こんな経験、ありませんか？
社長や管理職の方にとって、毎日飛び交うメールの処理は避けられない業務の一つですよね。
私も毎日、メールの海に溺れていました…。
でも、ちょっとした工夫で 「メールにかかる時間を短縮」 し、 「本当に大事な業務に集中」 できるようになります。
今回は 「自分でできること編」 と してメール業務を効率化する方法を紹介します！
「フォルダ」をうまく活用する
メールのフォルダ分け、「取引先ごと」「部署ごと」などは使っている方も多いと思います。
そうすることで、探したいときにすぐたどり着けるのでこれは大切ですね。
もう一つおススメなのが”ステータスで管理”する方法です。
メールの管理で一番困るのが”受信トレイがいつまでたってもなくならない"ことはないでしょうか？
「後で返信しなきゃ」「大事だから目につくとこに置いておこう」、そう思っていると常に受信トレイがパンパンに…
そして、埋もれてしまってトラブルに…
そんな時に活躍するフォルダがコレ！
【要対応】フォルダ
【重要】フォルダ
この2つのフォルダを、受信トレイのすぐ下に配置します。
こんな感じですね。
運用の仕方は簡単。
- 【要返信】：返信が必要なメールがあれば入れる
- 【重要】：後で見返す必要のあるメールを入れる
- 「受信トレイ」：常に空にする（大切）
この3点だけです！
ポイントは「受信トレイを常に空にする」ことですね。
空になると”ちゃんとメール処理したぜ”感を味わうことができますし、事実として【要返信】【重要】の仕分けができているので、あとは時間を決めて対処する作業に落とし込めます。
これはやるだけで全然違ってきますのでおススメです！！
メルマガは「自動振り分け」であとでまとめてチェック
次は自動振り分けです。
これは、一定のルールに従って、受信したメールを指定のフォルダに振り分ける機能です。
よく見るのが、”メールアドレスを指定して、取引先フォルダに振り分ける”でしょうか。
そのような使い方も良いですが、取引先が増えると、メールソフトを起動するたびに、チェックするフォルダが増えてしまうので、そういった点ではちょっと大変かもしれませんね。
私がお勧めする使い方は「メルマガ」です。
名刺交換するたびに増えるメルマガ、中には有用なものもありますが、「受信トレイ」に入っていると、そっちに気が取られてしまいますよね。
なので、メルマガが全部「メルマガ」フォルダに自動で振り分けて、1日1回など決めてチェックするのがお勧めです。
私の場合、纏めてチェックする時間を設けて、気分転換に使っています！
「よく使う文章」はテンプレ化、毎回ゼロから書かない
メールソフトには「テンプレート」機能があります。
下の図はOutlookですが、「マイテンプレート」にあらかじめよく書く文章のひな形を作っておいて、必要な時にクリックするだけでメールの下書きに挿入できます。
この例はお見積書を送る際のものですね。
署名と合わせて使えば、かなりの時短になりそうですね！
具体的な使い方はこちらをご覧ください。
メール メッセージのテンプレートを作成する - Microsoft サポート
メールソフトの起動は時間を決める
そして、私がもっとも大事だと思っていることがこれです。
メールはいつ受信するかわからないので、メールソフトはいつも起動しっぱなしにしていませんか？
その気持ちはよくわかりますが、それが時間の浪費になっている場合があります！
すぐに対応することは大切です。
ですが、本当に即時対応する必要のあるメールはどのくらいありますか？
正直、皆無に等しいと私は思っています。
急ぎの要件であれば電話が来ますし、最近はスマホを活用してLINEやチャットで来ることも多いですよね。
働き方がそのような状況になってきている中で、メールの優先度はどれほど高いのでしょうか？
そう考えると、メールソフトは時間を決めて対処することもありではないでしょうか。
メールが届く度にチェックしていると、たとえ1件当たり数十秒のチェックだとしても、そこで集中は途切れてしまいます。
つまり、そこでメールで業務が中断する＝再開するための労力が必要になるのです。
私のお勧めは「午前の遅い時間に1回」と「夕方に1回」の計2回です。
午前の早い時間帯は頭が冴えているのでクリエイティブなことを行いたいですので、そういった時間帯は避けるようなタイミングでメールチェック＆処理しています。
最初はソワソワしますが、慣れると大変効果的です！
まとめ：1日10分の工夫で、メール対応を「負担」から「効率的」に！
いかがでしょうか？参考になりそうなものはございましたか？
メール業務の時間を減らせば、本当に大事な業務に集中できるようになります。
「忙しいけど、ちょっと試してみようかな」と思ったら、ぜひ1つでもやってみてください！
「自分でできること」を少しずつ始めて、効率を上げていきましょう！
次回は「会社全体のルール編」をお届けいたします！
ミライドットでは取り上げてほしいテーマのリクエストを受け付けています。
お名前等の記入は不要ですのでお気軽にリクエストください！
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